5 bước xây dựng hệ thống chatbot tự động chuyên nghiệp nhất

14-08-2024 16:02

Chatbot là giải pháp kinh doanh đang phổ biến và cực kỳ hiệu quả giúp giao tiếp và trả lời tin nhắn với người tiêu dùng một cách tự động. Hệ thống chatbot đang ngày càng được mở rộng và để xây dựng chatbot hiệu quả, bạn cần thực hiện 5 bước xây dựng hệ thống chatbot tự động chuyên nghiệp nhất dưới đây.

5 bước xây dựng hệ thống chatbot tự động chuyên nghiệp nhất

Nội dung chính hide

1. Năm bước xây dựng hệ thống chatbot chuyên nghiệp

Bước 1: Khảo sát Insights khách hàng

Khảo sát là bước quan trọng đầu tiên giúp chatbot xác định chính xác đối tượng cần phục vụ. Để thực hiện khảo sát, bạn cần tìm kiếm nhóm khách hàng tiềm năng của cửa hàng. Có thể sử dụng Facebook Page Insights nếu chatbot được xây dựng trên trang Facebook.

Năm bước xây dựng hệ thống chatbot chuyên nghiệp

Nếu chatbot được xây dựng dựa trên website thì chúng ta có thể dễ dàng thu thập các thông tin cơ bản qua Google Analytics. Hoặc dựa trên các định hướng chạy quảng cáo Google của cửa hàng.

Sau khi khảo sát xong, bạn sẽ bắt đầu kế hoạch xây dựng chatbot để đẩy nhanh quá trình xác định hiệu quả tương tác giữa người dùng và chatbot có tốt không. Dựa trên thông tin khách hàng, chúng ta sẽ thiết lập được bộ câu hỏi mà người dùng thường quan tâm, thắc mắc.

Xem thêm: Hướng dẫn tạo Chatbot Instagram siêu dễ, CHẮC CHẮN thành công

Bước 2: Lựa chọn nền tảng tạo chatbot hiệu quả

Một nền tảng tạo chatbot vững chắc là nền tảng cơ bản và quan trọng nhất để xây dựng một hệ thống chatbot phát triển hiệu quả, lớn mạnh. Vì vậy, việc lựa chọn nền tảng phù hợp là bước tiên quyết để triển khai quá trình xây dựng, thử nghiệm và triển khai chatbot.

Lựa chọn nền tảng tạo chatbot

Lựa chọn nền tảng tạo chatbot

Hiện nay, nhiều đơn vị cung cấp các nền tảng tạo chatbot miễn phí mà người dùng sử dụng khá phổ biến. Tuy nhiên, nếu bạn sử dụng với mục đích kinh doanh thì nên cân nhắc WIT.AI - hỗ trợ trên Messenger Platform hoặc API.AI - phát triển dựa trên Google Cloud Platform.

Việc lựa chọn nền tảng tạo chatbot phù hợp sẽ góp phần giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí bỏ ra. Sau khi đã chọn được nền tảng phù hợp, doanh nghiệp nên sử dụng các công cụ xây dựng chatbot để đảm bảo tính hiệu quả cho hệ thống chatbot. Có rất nhiều công cụ dựa trên hai nền tảng WIT.AI và API.AI, nhưng công cụ uy tín và và phổ biến gồm có: Vpage.nhanh.vn, Bizfly Chat, SnachBot, Harafuel, Chatfuel,... để xây dựng hệ thống chatbot.

Bước 3: Xây dựng kịch bản chatbot chuyên nghiệp

Để đạt được hệ thống chatbot hoàn chỉnh, chúng ta cần xây dựng kịch bản chatbot cụ thể để thực hiện hai nhiệm vụ chính. Đầu tiên là hiểu được nhu cầu của người dùng và thứ hai là tạo ra câu trả lời để thúc đẩy họ chọn câu trả lời đó.

Để thực hiện nhiệm vụ thứ nhất, bạn cần tương tác với người dùng trên hệ thống theo một kịch bản được thiết lập sẵn để tìm hiểu ý định hoặc nhu cầu của khách hàng. Chatbot AI có khả năng lọc thông tin từ khoá và phản hồi để đọc được thông tin người dùng.

Xây dựng kịch bản chatbot

Đối với nhiệm vụ thứ hai, chatbot sẽ tạo ra các phản hồi dựa trên kết quả hoặc lời gợi ý để khách hàng tiếp tục đưa ra câu trả lời sau mỗi câu hỏi. Điều này giúp tăng khả năng trò chuyện với người dùng qua ngôn ngữ tự nhiên. Khi đã hoàn tất kịch bản, chúng ta có thể triển khai và đặt chatbot trên Messenger hoặc bất kỳ ứng dụng nào khác theo mong muốn của bạn..

Bước 4: Phân tích, theo dõi hiệu quả

Trong quá trình xây dựng hệ thống chatbot, việc phân tích và theo dõi là một bước không thể thiếu và rất quan trọng. Phân tích giúp tạo cơ sở dữ liệu liên quan đến khách hàng để chăm sóc khách hàng một cách hiệu quả và chuyên nghiệp hơn.

Khi sử dụng chatbot, chúng ta cũng cần thường xuyên theo dõi để phát hiện các vấn đề hay lỗi. Việc này giúp kịp thời khắc phục các sự cố và giữ cho trải nghiệm của người dùng luôn tốt nhất.

Bước 5: Bảo trì chatbot

Để đảm bảo rằng hệ thống chatbot của doanh nghiệp có thể duy trì tốc độ trò chuyện liên tục và mượt mà, hệ thống cần được bảo trì thường xuyên để tránh phát sinh lỗi trong quá trình sử dụng và vận hành. Chúng ta cũng cần thường xuyên cập nhật kịch bản bán hàng mới để không ảnh hưởng đến cấu trúc chatbot đã được thiết lập trước đó.

Tuy nhiên, việc sử dụng dịch vụ bảo trì chatbot có thể đòi hỏi chi phí khá lớn. Để giảm thiểu chi phí này, nhiều doanh nghiệp đã áp dụng trí tuệ nhân tạo AI để phát triển chatbot, hỗ trợ, chăm sóc và tư vấn khách hàng như một nhân viên thực thụ.

Tất cả những vấn đề trên cho thấy xây dựng một hệ thống chatbot không hề đơn giản. Tuy nhiên, chỉ với năm bước cơ bản, bạn có thể dễ dàng xây dựng được một hệ thống chatbot hiệu quả và mang lại những lợi ích đáng kể cho doanh nghiệp của bạn.

Nếu bạn còn đang gặp khó khăn trong việc tạo lập và triển khai 5 bước xây dựng hệ thống chatbot, có thể tham khảo hệ thống chatbot chuyên nghiệp của Vpage.nhanh.vn được giới thiệu dễ hiểu như bên dưới.

Tổng đài hỗ trợ: 1900.2812

Email: contact@nhanh.vn

Giải pháp Chatbot message đa kênh
Trả lời khách hàng tự động từ Facebook, Zalo OA, Instagram, Shopee

2. Xây dựng hệ thống chatbot chuyên nghiệp cùng Vpage.nhanh.vn

Vpage.nhanh.vn đã xây dựng và phát triển một hệ thống chatbot đặc biệt chuyên nghiệp dành cho khách hàng của Nhanh.vn và các cửa hàng, doanh nghiệp trên cả nước.

Để xây dựng chatbot, bạn sẽ tiến hành Khởi tạo chatbot tại Vpage.nhanh.vn.

Bước 1: Đăng nhập tài khoản.

Bước 2: Click vào mục Chatbot trên thanh Menu. Màn hình sẽ hiển thị màn hình danh sách các chatbot đã đã tạo. Nếu sử dụng lần đầu thì bạn có thể “Tạo bot mới”.

Tạo chatbot mới

Tạo chatbot mới

Bước 3: Chọn nền tảng muốn sử dụng chatbot và chọn bước tiếp theo (hiện tại Vpage.nhanh.vn đang hỗ trợ tạo chatbot trên Facebook và Zalo)

Bước 4: Tạo bot mới hoặc sử dụng các bot mẫu đã có sẵn.

Tạo bot trống: Khởi tạo kịch bản, tin nhắn, từ khoá mới.

Sử dụng bot mẫu: Kịch bản, tin nhắn, từ khóa đã có sẵn. Chúng ta chỉ cần tùy sửa hoặc thêm kịch bản đúng với sản phẩm/dịch vụ cung cấp.

Danh sách chatbot đã tạo

Danh sách chatbot đã tạo

Bạn có thể xem danh sách chatbot đã tạo với 3 danh mục:

Tạo chatbot mới: Đặt tên và chọn trang để chatbot chạy, mỗi trang chỉ kết nối với 1 chatbot
Chatbot đã tạo: Nhân bản, đổi tên, xoá chatbot đã tạo trước đó.
Chọn lại chatbot

Bước 5: Xây dựng kịch bản

Tại Vpage.nhanh.vn có 2 kịch bản mặc định sẵn là:

Kịch bản chào: Đây là kịch bản tin nhắn mà khách hàng sẽ gặp khi lần đầu tiên nhắn tin liên hệ với Fanpage
Kịch bản mặc định: Đây là kịch bản tin nhắn mà chatbot sẽ gửi mặc định nếu khách hàng không tương tác theo các quy tắc đã cài đặt trước đó.

Sau khi đã khởi tạo hệ thống chatbot hoặc sử dụng chatbot mẫu, chúng ta nên chỉnh sửa “kịch bản chào” vì đây là tin nhắn mà khách hàng sẽ gặp khi lần đầu nhắn tin với Fanpage.
Click chọn dấu + để tạo kịch bản mới hoặc chọn kịch bản để chỉnh sửa

Để sửa tên kịch bản, bạn chỉ cần click chuột vào tên kịch bản và gõ lại tên mới, sau đó click chuột ra ngoài để lưu.
Một kịch bản có thể chứa nhiều tin nhắn. Bạn có thể thêm tin nhắn vào kịch bản bằng cách kéo thả. Khi gửi cho khách hàng, chatbot sẽ gửi tin nhắn theo thứ tự đã đặt.
Để điền nội dung tin nhắn, bạn có thể thêm các nút tương tác để điều hướng khách hàng. Ví dụ, nếu bạn muốn gửi câu hỏi cho khách hàng kèm theo 3 lựa chọn, bạn có thể sử dụng tin nhắn văn bản để tạo nút tương tác.
Nút tương tác có thể dẫn đến một kịch bản tiếp theo. Để tạo kịch bản mới, bạn cần quay lại và tạo kịch bản đó trước. Sau đó, bạn có thể sửa nút tương tác để dẫn đến kịch bản mới.

Kịch bản chatbot theo từ khóa

Kịch bản chatbot theo từ khóa

Nếu bạn vẫn chưa nắm rõ cách xây dựng chatbot thì hãy truy cập trang hướng dẫn, có video hướng dẫn cụ thể tại: https://manual.nhanh.vn/cac-dich-vu-khac/khoi-tao

Trên đây là bài viết chia sẻ của phần mềm quản lý Fanpage Vpage về 5 bước xây dựng hệ thống chatbot tự động chuyên nghiệp nhất. Chúc các bạn sử dụng công cụ chatbot hiệu quả đễ hỗ trợ chăm sóc khách hàng của mình một cách hiệu quả. Cảm ơn các bạn đã đọc.