Cách đồng bộ tin nhắn Zalo trên điện thoại, máy tính mới nhất 2025

Khi bán hàng trên nền tảng Zalo, có không ít cửa hàng đã rơi vào trường hợp nhân viên quên sao lưu tin nhắn Zalo, dẫn đến mất toàn bộ lịch sử trao đổi với khách hàng chỉ vì đổi máy. Chính vì vậy, việc hiểu rõ việc đồng bộ tin nhắn Zalo trên điện thoại và máy tính rất quan trọng. Trong bài viết này, tôi sẽ hướng dẫn bạn cách thực hiện đồng bộ tin nhắn Zalo cụ thể, chi tiết để bạn có thể dễ dàng làm theo. 

1. Đồng bộ tin nhắn Zalo là gì?

Có rất nhiều người bán hàng đang sử dụng Zalo như một công cụ chăm sóc khách hàng hiệu quả. Tuy nhiên, không ít trường hợp rơi vào cảnh “mất trắng dữ liệu” chỉ vì không hiểu rõ khái niệm đồng bộ Zalo hay đồng bộ tin nhắn Zalo là gì và tại sao nó lại quan trọng đến vậy.

Nói một cách dễ hiểu, đồng bộ tin nhắn Zalo là tính năng cho phép bạn sao lưu và chuyển dữ liệu hội thoại giữa các thiết bị, từ điện thoại sang máy tính và ngược lại. Nhờ đó, bạn có thể xem lại toàn bộ lịch sử nhắn tin, hình ảnh, video, file đính kèm trên bất kỳ thiết bị nào đang đăng nhập Zalo mà không bị mất nội dung.

Việc đồng bộ tin nhắn trên Zalo là một giải pháp cần thiết để bảo vệ dữ liệu và đảm bảo hiệu suất bán hàng. Dù bạn là người mới bắt đầu hay đã kinh doanh lâu năm, đừng bỏ qua bước thiết lập này nếu muốn quản lý khách hàng hiệu quả hơn trên cả điện thoại và máy tính.

Đồng bộ tin nhắn Zalo giúp bạn không bị mất dữ liệu tin nhắn của khách hàng. Bên cạnh đó, nếu bạn cũng đang sử dụng Zalo để gửi tin nhắn hàng loạt đến hàng trăm hoặc cả nghìn khách hàng, hãy tham khảo thêm cách gửi tin nhắn hàng loạt trên Zalo dễ dàng để kết hợp tối ưu hiệu quả bán hàng và lưu trữ tin nhắn. 

2. Tại sao nên đồng bộ tin nhắn Zalo?

Nhiều người chỉ thực sự nhận ra tầm quan trọng của việc đồng bộ tin nhắn Zalo sau khi đã mất dữ liệu. Nhưng nếu là một người bán hàng, bạn nên chủ động bảo vệ thông tin từ trước bởi tin nhắn trên Zalo không chỉ là cuộc trò chuyện, mà còn là đơn hàng, dữ liệu khách hàng và bằng chứng giao dịch.

2.1. Lưu trữ toàn bộ dữ liệu quan trọng

Khi đồng bộ, toàn bộ nội dung tin nhắn từ văn bản, ảnh, file PDF, video cho đến voice đều được lưu trữ trên đám mây. Điều này đặc biệt hữu ích khi bạn muốn:

• Xem lại lịch sử tư vấn khách cũ
• Tìm kiếm file báo giá, hình ảnh sản phẩm đã gửi
• Theo dõi tiến độ chốt đơn của nhân viên bán hàng

Có một trường hợp là một chủ shop gặp trường hợp chủ cửa hàng hoang mang khi khách hỏi lại thông tin cũ nhưng không tìm được vì trước đó chỉ nhắn trên điện thoại và chưa kịp đồng bộ sang máy tính. Việc đồng bộ giúp hạn chế được rủi ro đó.

2.2. Truy cập linh hoạt từ mọi thiết bị

Bạn có thể bắt đầu cuộc trò chuyện với khách từ điện thoại, sau đó tiếp tục xử lý đơn trên máy tính mọi dữ liệu đều được đồng bộ liền mạch, không bị mất đoạn hay thiếu thông tin.

Điều này giúp bạn làm việc hiệu quả hơn, đặc biệt khi cần chia sẻ tài khoản cho nhân viên hoặc làm việc trong đội nhóm. Với một tài khoản Zalo được đồng bộ, cả quản lý và nhân viên đều có thể theo dõi khách hàng nhanh chóng, không bỏ sót bất kỳ hội thoại nào.

Bên cạnh đồng bộ tin nhắn, bạn cũng có thể thiết lập hệ thống chatbot của Zalo để chủ động chăm sóc khách hàng.

2.3. Bảo vệ dữ liệu trước rủi ro mất máy, hỏng thiết bị

Trong quá trình kinh doanh, bạn hoàn toàn có thể gặp các rủi ro như bị mất điện thoại hoặc đổi thiết bị máy tính. Nếu chưa kịp đồng bộ tin nhắn, toàn bộ thông tin khách hàng, đơn hàng và trao đổi quan trọng có thể biến mất. 

Có không ít trường hợp có chủ shop đổi máy hoặc mất điện thoại nhưng không sao lưu từ trước. Kết quả là chủ shop phải nhắn lại từng khách để xin lại thông tin, gây mất uy tín và khiến khách hàng cảm thấy không được tôn trọng. Lúc này, khi thực hiện thao tác đồng bộ, bạn có thể tránh được toàn bộ tình huống đó.

Bán hàng đa kênh, nhận hàng ngàn tin nhắn từ Facebook, Zalo OA, Zalo cá nhân, Shopee, Instagram,... khiến bạn bỏ sót khách hàng? Vpage giúp bạn kiểm soát tất cả chỉ trong 1 nền tảng!

3. Cách đồng bộ tin nhắn Zalo trên điện thoại, máy tính mới nhất 2025

Nếu bạn còn bỡ ngỡ với thao tác đồng bộ tin nhắn trên Zalo trên máy tính, trên điện thoại như thế nào? Hãy tham khảo cách đồng bộ tin nhắn trên Zalo tôi sẽ hướng dẫn bạn sau đây. 

3.1. Đồng bộ từ điện thoại sang máy tính

Bước 1: Mở ứng dụng Zalo trên điện thoại

Bước 2: Nhấn vào mục Cá nhân (biểu tượng hình người, góc dưới phải)

Bước 3: Chọn Cài đặt > Sao lưu & khôi phục tin nhắn

Bước 4: Nhấn Sao lưu > Bật tự động sao lưu hằng ngày nếu cần

Bạn nên bật tính năng tự động sao lưu mỗi ngày để không quên việc đồng bộ tin nhắn. Đồng thời cũng tránh tình trạng bị đổi máy, chuyển máy hay mất máy. 

3.2. Đồng bộ từ máy tính sang điện thoại

Nếu bạn chủ yếu làm việc trên máy tính và muốn chuyển dữ liệu về điện thoại, hãy làm theo hướng dẫn sau đây:

Bước 1: Mở ứng dụng Zalo PC trên máy tính

Bước 2: Nhấn vào biểu tượng Cài đặt (bánh răng góc dưới bên trái)

Bước 3: Chọn mục Cài đặt > Đồng bộ tin nhắn 

Bước 4: Hệ thống sẽ gửi yêu cầu xác nhận đến ứng dụng Zalo trên điện thoại

Bước 5: Mở điện thoại và chọn Đồng bộ ngay trong vòng 3 phút

Lưu ý 

• Hãy đăng nhập Zalo bằng cùng một số điện thoại trên mọi thiết bị để đảm bảo đồng bộ chính xác.
• Luôn cập nhật phiên bản mới nhất của Zalo trên cả điện thoại và máy tính để tránh lỗi không tương thích.
• Ưu tiên sao lưu khi có WiFi mạnh để dữ liệu không bị gián đoạn trong quá trình truyền tải.

Để đồng bộ tin nhắn hiệu quả hơn trong kinh doanh, bạn có thể kết hợp sử dụng các phần mềm quản lý tin nhắn Zalo bán hàng phổ biến.

4. Đồng bộ tin nhắn Zalo trên điện thoại, máy tính bằng phần mềm Vpage

Nếu bạn mong muốn việc phản hồi việc phản hồi tin nhắn của khách hàng trên Zalo thuận tiện hơn thì việc đồng bộ tin nhắn Zalo giữa điện thoại và máy tính chưa phải là phương án tối ưu nhất. Nếu chỉ quản lý tin nhắn một cách thủ công thì việc phản hồi khách hàng vẫn rất bật tiện, bạn vẫn có thể bị bỏ lỡ tin nhắn hoặc nhầm lẫn khách hàng trong trường hợp bạn có quá nhiều khách hàng. Vậy giải pháp cho việc này là gì? Các nhà bán hàng hiện nay cũng đã tìm đến một phương án tối ưu hơn đó là sử dụng phần mềm quản lý chat đa kênh. Trong bài viết này, tôi muốn giới thiệu với các bạn phần mềm Vpage - Phần mềm quản lý chat đa kênh.

Vpage là gì và hỗ trợ gì cho việc đồng bộ Zalo?

Vpage là phần mềm quản lý chat đa kênh do Nhanh.vn phát triển, cho phép bạn:

• Kết nối tài khoản Zalo OA, fanpage Facebook, Instagram, Shopee, Lazada vào cùng một nơi. Đây là tính năng phù hợp với những shop bán hàng đa kênh. 
• Đồng bộ toàn bộ tin nhắn Zalo giữa điện thoại và máy tính về cùng một phần mềm 
• Chia hội thoại tự động cho các nhân viên chăm sóc khách hàng: Quản lý chia hội thoại là tính năng tự động phân chia hội thoại cho tất cả nhân viên đang online, tự động xoay vòng (chuyển hội thoại cho nhân viên khác nếu nhân viên được phân công không vắng mặt hoặc chậm trả lời), giúp việc tư vấn khách hàng hiệu quả hơn. Ngoài ra, tính năng này còn giúp theo dõi tỷ lệ xử lý hội thoại của nhân viên. 
• Thiết lập nhãn hội thoại, phân loại khách hàng dễ dàng: Tính năng gán nhãn hội thoại này được sử dụng trong trường hợp bạn có nhiều hội thoại sắp xếp một cách lộn xộn và không biết hội thoại nào đã chăm sóc xong khách, hội thoại nào chưa, không phân biệt được các hội thoại đang có thông tin gì? Lúc đó, bạn sẽ tạo nhãn và gắn nhãn cho các hội thoại để phân loại xử lý hội thoại tốt hơn. Chẳng hạn, các hội thoại đang hỏi, chưa chốt đơn, đã tạo đơn, chờ kiểm tra vận chuyển, hoặc phân loại để mời lại khách hàng theo các kịch bản chatbot.

Tính năng này đặc biệt hữu ích khi bạn cần chia sẻ Zalo cho nhiều nhân viên cùng chăm sóc khách hàng. Bạn có thể phân chia được nhân viên này phù hợp với những khách hàng nào? Giúp cho quá trình kinh doanh hiệu quả hơn. 

Ưu điểm nổi bật của đồng bộ Zalo qua Vpage

5. Cách hủy đồng bộ tin nhắn Zalo tự động

Nhiều người lo lắng rằng khi Zalo được đồng bộ trên nhiều thiết bị, sẽ có người khác như nhân viên cũ, người mượn thiết bị truy cập được vào lịch sử tin nhắn quan trọng, bao gồm thông tin khách hàng, đơn hàng, tài khoản ngân hàng, hợp đồng. Một trường hợp nữa là chủ shop sở hữu thiết bị có dung lượng thấp, việc sao lưu đồng bộ sẽ khiến thiết bị giật lag. Vì vậy, họ sẽ có nhu cầu muốn tắt tính năng đồng bộ tin nhắn. Vậy để tắt tính năng đồng bộ tin nhắn tự động trên Zalo thì cần làm thế nào? 

Trên điện thoại:

Bước 1: Trên giao diện Zalo > Chọn mục “Cá nhân”

Bước 2: Chọn biểu tượng bánh răng 

Bước 3: Chọn “Sao lưu và khôi phục”

Bước 4: Chọn biểu tượng bánh răng

Bước 5: Tắt phần “Tự động sao lưu mỗi ngày” 

Trên máy tính: 

Bước 1: Trên giao diện Zalo, chọn biểu tượng bánh răng

Bước 2: Chọn “Cài đặt”

Bước 3: Chọn “Đồng bộ tin nhắn”

Bước 4: Ở mục “Gợi ý đồng bộ”. Tắt phần “Hiển thị gợi ý đồng bộ khi máy tính này không có đầy đủ tin nhắn” 

Thông qua bài viết này, tôi hy vọng bạn đã hiểu rõ lợi ích của việc đồng bộ tin nhắn qua Zalo và biết cách đồng bộ tin nhắn Zalo. Khi đồng bộ tin nhắn qua Zalo, việc quản lý khách hàng sẽ mượt mà và chuyên nghiệp hơn rất nhiều. Nếu bạn chưa cài đặt được tính năng này, hãy thực hiện nó ngay hôm nay để có thể phòng tránh được rủi ro vì bỏ lỡ tin nhắn của khách hàng.