Cách bật thông báo tin nhắn chờ trên Messenger cực nhanh & dễ dàng

Khi bán hàng, quản lý kênh Fanpage, có nhiều chủ shop đã gặp trường hợp bỏ lỡ khách hàng tiềm năng chỉ vì tin nhắn rơi vào mục chờ Messenger mà không hề hay biết. Vì vậy, việc cài đặt đối tượng gửi tin nhắn chờ và bật thông báo cho tin nhắn trên Messenger là yếu tố sống còn nếu bạn không muốn bỏ lỡ khách hàng tiềm năng nào, đặc biệt khi khách chưa là bạn bè. Trong bài viết này, tôi sẽ hướng dẫn các bạn chi tiết cách bật thông báo và quản lý tin nhắn chờ trên Messenger. 

1. Hướng dẫn cách bật thông báo tin nhắn chờ trên Messenger

Một lỗi phổ biến khiến nhiều người bỏ lỡ khách hàng tiềm năng: không bật thông báo cho tin nhắn chờ. Đây là những tin nhắn từ người lạ tức là khách chưa nằm trong danh sách bạn bè và thường bị Facebook “gửi riêng” vào một mục ẩn gọi là tin nhắn chờ.

Nếu bạn không bật thông báo, bạn sẽ không biết khi nào có khách nhắn hỏi sản phẩm, báo chuyển khoản hay cần tư vấn gấp. Việc này làm giảm tỷ lệ phản hồi và ảnh hưởng trực tiếp đến mức độ uy tín của fanpage.

1.1. Cách bật thông báo tin nhắn chờ trên điện thoại (Android/iOS)

Bước 1: Mở ứng dụng Messenger trên điện thoại 

Bước 2: Nhấn vào ảnh đại diện góc trên bên trái để truy cập Cài đặt

Bước 3: Chọn mục Thông báo và âm thanh

Bước 4: Gạt vào biểu tượng ở màn hình hiển thị 

1.2. Cách bật thông báo tin nhắn chờ trên máy tính (PC/Web)

Bước 1: Truy cập Facebook từ trình duyệt web, chọn biểu tượng Messenger góc trên bên phải

Bước 2: Nhấn vào biểu tượng mở rộng () > Giao diện hiểu thị ra là giao diện tin nhắn messenger toàn màn hình

Bước 3: Nhấn vào biểu tượng ba chấm > Chọn tùy chọn 

Bước 4: Gạt vào biểu tượng tại mục Âm thanh thông báo và mục Không làm phiền 

Việc bật thông báo tin nhắn chờ giúp bạn chủ động hơn trong việc chăm sóc khách hàng, giảm thiểu thời gian phản hồi và tránh bỏ sót bất kỳ tin nhắn quan trọng nào.

Trong công việc kinh doanh, có một khâu cũng quan trọng không kém việc bán hàng chính là chăm sóc khách hàng. Phản hồi tin nhắn của khách hàng nhanh chóng là một trong những yếu tố thuộc khâu chăm sóc khách hàng. Phản hồi tin nhắn khách hàng tốt sẽ tạo được sự tin tưởng cho khách hàng, từ đó, họ có thể tìm đến doanh nghiệp của bạn vào những lần mua hàng sau. 

2. Cách xem và quản lý tin nhắn chờ trên Messenger hiệu quả

Ngoài việc bật thông báo tin nhắn chờ, việc quản lý tin nhắn chờ hiệu quả cũng là yếu tố giúp bạn duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng. Không phải khách hàng nào ở trong mục tin nhắn chờ cũng là khách hàng chất lượng. Có cả những khách hàng tiếp cận nhắn tin với mục đích gây rối, spam, lừa đảo. Nếu không quản lý tốt những khách hàng này, điều đó sẽ gây ảnh hưởng đến việc kinh doanh của bạn . Ở trong phần này, tôi sẽ hướng dẫn các bạn cách xem tin nhắn chờ và quản lý tin nhắn chờ trên Messenger cụ thể. 

2.1. Cách xem tin nhắn chờ trên điện thoại & máy tính

Cách hiển thị tin nhắn chờ trên Messenger bằng điện thoại và máy tính cụ thể như sau: 

Trên điện thoại (Android/iOS)

Bước 1: Mở ứng dụng Messenger

Bước 2: Nhấn vào biểu tượng menu ba gạch ngang góc trái bên dưới 

Bước 3: Chọn mục Tin nhắn đang chờ

Bước 4: Tại đây, Messenger sẽ phân loại tin nhắn chờ thành:

• Bạn có thể biết
• Spam

Trên máy tính (Facebook Web)

Bước 1: Truy cập trang Facebook cá nhân, chọn biểu tượng Messenger (góc phải trên cùng)

Bước 2: Nhấn vào biểu tượng ba chấm (⋯)> chọn Tin nhắn đang chờ

Bước 3: Tương tự như trên điện thoại, tin nhắn sẽ được chia làm 2 nhóm: Bạn có thể biết và Spam

Có một shop chuyên bán đồ decor từng có lượng inbox giảm. Sau khi mở phần tin nhắn đang chờ, shop phát hiện hàng chục tin từ khách hỏi giá, hỏi mẫu nhưng không được phản hồi vì không hề thấy thông báo. Vì vậy, shop đã bỏ lỡ những khách hàng tiềm năng cho shop của mình. 

Ngoài việc phản hồi tin nhắn nhanh chóng thì cách phản hồi của cửa hàng bạn dành cho khách hàng cũng quyết định việc khách hàng có ở lại cửa hàng của bạn hay không? Vì vậy, hãy dành thời gian tìm hiểu Kỹ năng trả lời tin nhắn khách hàng chuyên nghiệp khi phản hồi tin nhắn khách hàng.

2.2. Cách xử lý tin nhắn chờ: Chấp nhận, từ chối, chặn

Sau khi truy cập vào mục tin nhắn đang chờ, bạn có thể thực hiện các thao tác sau:

• Chấp nhận tin nhắn: Nếu là khách thật sự, nhấn “Chấp nhận” để chuyển sang hộp thư chính. Tin nhắn từ người đó sẽ hiện như một cuộc trò chuyện bình thường.
• Xóa hoặc từ chối: Nếu là tin rác, bạn có thể xóa mà không cần phản hồi.
• Chặn người gửi: Nếu người gửi gây phiền toái, chọn “Chặn” để tránh bị làm phiền trong tương lai

Quản lý hàng chục fanpage, nhận hàng ngàn tin nhắn từ Facebook khiến bạn bỏ sót khách hàng? Vpage sẽ giúp bạn kiểm soát tất cả chỉ trong 1 nền tảng!

2.3. Cách điều chỉnh đối tượng gửi tin nhắn chờ

Bạn hoàn toàn có thể kiểm soát ai có thể gửi tin nhắn đến mình thông qua phần cài đặt Messenger. Cách làm như sau:

Trên điện thoại:

Bước 1: Mở ứng dụng Messenger > Nhấn vào menu

Bước 2: Chọn mục Tin nhắn đang chờ

Bước 3: Nhấn “Chọn ai có thể nhắn tin cho bạn”

Bước 4: Màn hình sẽ hiện ra giao diện những đối tượng bạn cần quản lý tin nhắn chờ: Bạn của bạn bè, những người trong nhóm Facebook của bạn và những người khác trên Messenger và Facebook 

Bước 5: Điều chỉnh chế độ phù hợp với bạn 

Một mẹo nhỏ nữa nếu bạn lo lắng bạn có thể phản hồi lại với khách hàng lâu là sử dụng chatbot với mẫu câu có sẵn? Khi khách hàng hỏi một sản phẩm nào đó, mẫu câu bạn thiết lập sẵn đó sẽ phản hồi ngay tới khách hàng. Hãy tham khảo cách cài đặt trả lời tin nhắn nhanh trên Fanpage Facebook cùng với các mẫu câu phản hồi khách hàng để gia tăng hiệu quả bán hàng. 

Trên máy tính:

Bước 1: Vào trang cá nhân trên Facebook, chọn biểu tượng messenger

Bước 2: Chọn “Cài đặt gửi tin nhắn” 

Bước 3: Kéo xuống đến mục “Cách bạn nhận tin nhắn đang chờ” 

Bước 4: Màn hình hiện ra sẽ giống như ở trên điện thoại. Chọn chế độ tin nhắn chờ phù hợp với bạn.

3. Mẹo nhỏ giúp không bỏ sót bất kỳ tin nhắn quan trọng nào

Ngay cả khi đã bật thông báo và thường xuyên kiểm tra mục tin nhắn chờ trên Messenger, việc quản lý số lượng lớn hội thoại vẫn là thách thức với nhiều chủ shop. Tin nhắn có thể đến từ nhiều nguồn: khách hỏi hàng, khách cũ quay lại, tin nhắn cần xử lý gấp Nếu không có công cụ hỗ trợ phân loại rõ ràng, rất dễ xảy ra tình trạng quên phản hồi, hoặc trả lời thiếu mạch lạc.

Để người bán không rơi vào tình huống phải quay đi quay lại các nền tảng để check tin nhắn khách hàng, hiện nay ở thị trường Việt Nam đã phát triển những phần mềm quản lý chat đa kênh. Một trong những phần mềm đó chính là Vpage, có tính năng hỗ trợ gán nhãn hội thoại. 

3.1. Gắn nhãn hội thoại, phân loại khách hàng rõ ràng

Bạn có nhiều hội thoại sắp xếp một cách lộn xộn và không biết hội thoại nào đã chăm sóc xong khách, hội thoại nào chưa, không phân biệt được các hội thoại đang có thông tin gì?

Chức năng tạo nhãn và gắn nhãn của Vpage cho phép phân loại các đoạn hội thoại để xử lý hội thoại tốt hơn. Chẳng hạn, có thể phân các hội thoại thành các các mục đang hỏi, chưa chốt đơn, đã tạo đơn, chờ kiểm tra vận chuyển, hoặc phân loại để mời lại khách hàng theo các kịch bản chatbot.

Khi thực hiện gán nhãn, bạn có thể

• Thêm mới, copy, sắp xếp nhãn theo thứ tự ưu tiên 
• Tạo phím tắt để gán nhãn nhanh hơn
• Cập nhật trạng thái nhãn: Đã sử dụng hay không sử dụng
• Xóa nhãn đã tạo 
• Ngày tạo: Ngày thêm mới, tạo ra nhãn hội thoại

3.2. Thêm mới, Copy, Sắp xếp nhãn cực tiện lợi

• Tạo nhãn mới: Trong phần Cài đặt > Nhãn hội thoại, bạn có thể tạo nhãn mới theo đúng workflow của shop mình bằng cách nhấn nút “+ Tạo thêm nhãn” 

• Copy nhãn giữa các trang: Nếu bạn quản lý nhiều fanpage, Vpage cho phép copy nhãn từ một page sang tất cả các page khác, giúp tiết kiệm thời gian và đồng bộ quy trình.
• Sắp xếp thứ tự nhãn: Các nhãn thường dùng có thể kéo lên trên cùng, ít dùng thì đẩy xuống dưới. Nhờ đó, bạn và đội CSKH dễ dàng tìm, xử lý đúng nội dung đúng thời điểm.

3.3. Tạo phím tắt để gán nhãn nhanh hơn

Tính năng này để hỗ trợ gắn nhanh nhãn vào hội thoại, mặc định là Alt + số (từ 1-9) hoặc chữ (A-Z) mà người dùng gắn cho nhãn đó. Có thể nhấn Alt + số đã gắn để gắn nhãn, nếu có nhãn rồi nhấn Alt + số tương ứng để bỏ nhãn

Chẳng hạn, bạn có 1 nhãn Kỹ thuật với phím tắt là Alt + 2.

Bạn có thể nhấn Alt + 2 để gắn nhãn này, nhấn tiếp Alt + 2 để gỡ nhãn này.

Hoặc bạn có thể nhấn Ctrl + Alt để di chuyển tới ô nhập phím tắt (ô số 2 ở ảnh bên dưới), sau đó gõ 2 và Enter để gắn nhãn này, hoặc gỡ nhãn nếu đang gắn nhãn này.

Ô nhập phím tắt này thường dùng khi bạn có nhiều nhãn và có thể đặt phím tắt bằng nhiều số hoặc nhiều ký tự viết tắt thì dùng chức năng gõ sẽ thuận tiện hơn.

Chẳng hạn như bạn có nhiều nhân viên, đặt tên nhãn theo tên viết tắt của nhân viên dạng Nguyễn Thị Vân Anh = ntva. Như vậy, bạn có thể gõ ntva để gắn nhãn.

3.4. Lý do nên dùng nhãn hội thoại khi bán hàng

• Không bỏ sót khách hàng dù có hàng trăm tin nhắn mỗi ngày
• Tăng hiệu quả teamwork, dễ phân chia công việc theo nhãn
• Theo dõi quy trình chăm sóc khách biết khách đang ở giai đoạn nào
• Giúp báo cáo rõ ràng: hôm nay bao nhiêu người “chưa chốt đơn”? Bao nhiêu cần follow-up?

Gắn nhãn hội thoại là một mẹo nhỏ nhưng vô cùng giá trị. Nếu bạn muốn làm chủ toàn bộ quá trình chăm sóc khách hàng trên Messenger một cách chuyên nghiệp, khoa học và không bỏ sót bất kỳ cơ hội nào, hãy tham khảo phần mềm Vpage để được hỗ trợ tính năng này. 

Chỉ cần một thao tác bật thông báo tin nhắn, biết cách bỏ tin nhắn chờ trên Messenger hợp lý cũng có thể tạo ra sự khác biệt lớn trong cách bạn chăm sóc khách hàng. Đừng để mất đi cơ hội chốt đơn chỉ vì lý do “không thấy tin nhắn”. Hãy chủ động kiểm tra và quản lý tin nhắn đang chờ trên Messenger thật khoa học.