2+ cách cài đặt tin nhắn tự động khi vắng mặt trên Facebook

Tôi biết rằng việc quản lý tin nhắn trên Facebook có thể trở nên áp đảo, đặc biệt khi bạn không thể phản hồi ngay lập tức. Đó là lý do tại sao tôi muốn chia sẻ 2+ cách cài đặt tin nhắn tự động khi vắng mặt, giúp các chủ shop kinh doanh online và doanh nghiệp duy trì sự chuyên nghiệp, tiết kiệm thời gian mà vẫn tạo ấn tượng tốt với khách hàng. Những phương pháp này không chỉ đơn giản, mà còn đảm bảo hiệu quả dựa trên kinh nghiệm thực tế và các nguyên tắc tối ưu hóa tương tác. Hãy cùng tôi tìm hiểu ngay nhé!

1. Lợi ích của việc tin nhắn tự động khi vắng mặt trên fanpage Facebook

Tôi nhận thấy rằng với các chủ shop kinh doanh online, việc phản hồi khách hàng nhanh chóng trên Fanpage không chỉ là một lợi thế mà còn là yếu tố sống còn để giữ chân khách. Nhưng không phải lúc nào tôi – hay bạn – cũng có thể online 24/7. Đó là lúc tin nhắn tự động khi vắng mặt trở thành “trợ thủ đắc lực”. Dưới đây là những lợi ích cụ thể mà tôi đã quan sát và trải nghiệm từ chính các nhà bán hàng.

• Không bỏ lỡ khách hàng tiềm năng dù bạn không trực tuyến

Một trong những vấn đề mà nhiều chủ shop kinh doanh online gặp phải là không thể phản hồi khách hàng ngay lập tức, đặc biệt vào ban đêm hoặc những lúc bận rộn. Theo thống kê từ Facebook Business, có tới 75% người tiêu dùng mong đợi nhận được phản hồi trong 5 phút đầu tiên khi nhắn tin cho một cửa hàng online.

Tôi từng nghe một chủ shop quần áo chia sẻ rằng, trước đây, mỗi sáng mở fanpage lại thấy hàng chục tin nhắn chưa được trả lời, nhiều khách hàng đã rời đi vì không nhận được phản hồi nhanh. Nhưng từ khi cài đặt tin nhắn tự động, tỷ lệ khách hàng tiếp tục trò chuyện và đặt hàng của shop này tăng 30% chỉ sau một tháng.

• Tạo ấn tượng chuyên nghiệp và nâng cao trải nghiệm khách hàng

Khách hàng không chỉ cần sản phẩm tốt mà còn muốn được quan tâm ngay từ lần đầu tương tác. Một tin nhắn tự động với nội dung thân thiện, như:

"Chào bạn! Hiện tại shop chưa thể phản hồi ngay, nhưng chúng tôi sẽ liên hệ lại sớm nhất. Trong lúc đó, bạn có thể tham khảo các sản phẩm mới tại link này: [đính kèm link]."

Sẽ giúp khách hàng cảm thấy được chú ý hơn là một hộp chat trống rỗng. Một nhà bán hàng trong ngành mỹ phẩm từng nói với tôi rằng, chỉ sau một tháng áp dụng tin nhắn tự động, tỷ lệ khách hàng quay lại nhắn tin lần hai của họ tăng 40%, đơn giản vì khách không bị cảm giác "bị bỏ rơi".

Xem thêm: Cách tự động trả lời inbox mà không khiến khách khó chịu

• Tiết kiệm thời gian, tối ưu quy trình bán hàng

Nếu bạn từng phải dành hàng giờ mỗi ngày chỉ để trả lời những câu hỏi lặp đi lặp lại như “Shop còn size M không?”, “Giao hàng bao lâu?” thì tin nhắn tự động chính là giải pháp. Bạn có thể cài đặt sẵn câu trả lời cho những câu hỏi phổ biến, giúp tiết kiệm hàng chục giờ mỗi tháng.

Một chủ shop đồ điện tử chia sẻ rằng, sau khi cài đặt tin nhắn tự động, số lượng tin nhắn mà nhân viên cần trả lời thủ công giảm 50%, giúp họ có thêm thời gian tư vấn chi tiết hơn cho khách hàng thực sự quan tâm.

• Giúp gia tăng tỷ lệ chuyển đổi

Khi khách hàng nhắn tin, nghĩa là họ đang có nhu cầu. Nếu họ không nhận được phản hồi kịp thời, khả năng cao họ sẽ tìm đến đối thủ. Theo một nghiên cứu từ Facebook, việc trả lời nhanh có thể giúp tăng 20% tỷ lệ chuyển đổi từ khách hàng tiềm năng thành đơn hàng thực tế.

• Thu thập dữ liệu khách hàng một cách hiệu quả

Không đơn giản chỉ là trả lời tin nhắn, bạn có thể tận dụng tính năng này để thu thập thông tin khách hàng. Nhờ đó, khi quay lại tư vấn, bạn có thể hiểu rõ nhu cầu khách hàng và gia tăng cơ hội bán hàng. Nhiều chủ shop đã áp dụng cách này để cá nhân hóa trải nghiệm khách hàng, từ đó tăng tỷ lệ chốt đơn thêm 15-20%.

Xem thêm: 2+ cách tạo lời chào trên Messenger tự động thu hút nghìn khách

2. 2+ Cách cài đặt tin nhắn tự động khi vắng mặt trên fanpage Facebook

Cài đặt tin nhắn tự động khi vắng mặt trên fanpage Facebook đã giúp hàng trăm chủ shop tối ưu quy trình chăm sóc khách hàng, nâng cao trải nghiệm mua sắm và không bỏ lỡ bất kỳ cơ hội kinh doanh nào.

2.1 Cách 1 - Cài đặt tin nhắn tự động khi vắng mặt trực tiếp trên Facebook

Facebook cung cấp sẵn tính năng tin nhắn tự động khi vắng mặt, giúp chủ shop duy trì phản hồi với khách hàng ngay cả khi không trực tuyến. Việc thiết lập rất đơn giản, bạn có thể thực hiện ngay trên Meta Business Suite hoặc trực tiếp từ fanpage.

Cách thiết lập nhanh:

Bước 1: Đăng nhập Facebook → Nhấp ảnh đại diện → Chọn Trang muốn thiết lập.

Bước 2: Nhấp vào menu (ba dấu gạch ngang) → Chọn Hệ thống tự động hóa.

Bước 3:

• Nếu mới thiết lập, tìm Tin nhắn khi vắng mặt ở Gợi ý cho bạn → Nhấp Dùng thử
• Nếu đã có, tìm Tin nhắn vắng mặt → Nhấp Chỉnh sửa

Bước 4: Chọn kênh gửi tin, thiết lập thời gian vắng mặt và nhập tin nhắn tự động

• Bước 5: Nhấn Lưu thay đổi

Một chủ shop thời trang đã thử thiết lập tin nhắn này và nhận thấy rằng lượng khách quay lại tương tác sau tin nhắn tự động tăng 30%. Trước đây, khi khách inbox vào buổi tối mà không nhận được phản hồi, họ thường rời đi và không quay lại. Nhưng từ khi có tin nhắn tự động, khách cảm thấy yên tâm hơn và sẵn sàng đợi đến sáng để tiếp tục cuộc trò chuyện.

Mẹo tối ưu: Hãy thêm một lời kêu gọi hành động (CTA) vào tin nhắn, như "Bạn có thể xem các mẫu mới nhất tại đây: [link]", giúp giữ chân khách hàng ngay cả khi bạn không online. 
Cách này hoàn toàn miễn phí và có thể triển khai nhanh chóng, phù hợp cho các shop muốn có phản hồi tự động mà không cần dùng công cụ bên ngoài.

Dù khách nhắn từ Facebook, Instagram, Zalo cá nhân, Zalo OA hay Shopee... bạn cũng không bỏ sót một ai. Chọn Vpage - quản lý tin nhắn đa kênh dễ hơn bao giờ hết!

2.2 Cách 2 - Dùng Vpage chatbot trả lời tin nhắn tự động

Nếu chỉ cài đặt tin nhắn vắng mặt trên Facebook, bạn vẫn có thể bỏ lỡ nhiều khách hàng tiềm năng. Cách này giúp thông báo rằng bạn không online, nhưng không thể thay thế một cuộc trò chuyện thực sự. Khách hàng cần phản hồi nhanh chóng, rõ ràng và có thể đặt câu hỏi ngay lập tức. Đây là lý do nhiều chủ shop đã kết hợp tin nhắn vắng mặt với chatbot tự động để tối ưu quy trình chăm sóc khách hàng. Vpage chính là giải pháp nâng cao giúp bạn không chỉ gửi tin nhắn tự động mà còn tương tác thông minh hơn, giữ chân khách hàng lâu hơn và gia tăng tỷ lệ chốt đơn.

Vpage giúp gì cho các shop kinh doanh online?

• Trả lời tin nhắn ngay lập tức, không bỏ lỡ khách hàng: Thực tế, 90% khách hàng muốn nhận phản hồi trong vòng 5 phút sau khi họ nhắn tin. Nếu phải chờ quá lâu, họ có thể chuyển sang mua hàng từ đối thủ. Với Vpage, tin nhắn tự động được gửi ngay lập tức, giúp giữ chân khách hàng hiệu quả hơn
• Cá nhân hóa tin nhắn, tăng trải nghiệm khách hàng: Không giống như tin nhắn mặc định của Facebook chỉ có nội dung chung chung, Vpage giúp bạn tùy chỉnh kịch bản tin nhắn. Bạn có thể gửi lời chào thân thiện, gợi ý sản phẩm phù hợp, thậm chí hỏi thăm lại khách hàng cũ để tăng tỷ lệ chốt đơn
• Cài đặt tin nhắn phản hồi tự động 24/7 - Duy trì kết nối liên tục: Khách hàng có thể nhắn tin vào bất kỳ thời điểm nào, kể cả ngoài giờ làm việc. Chatbot của Vpage giúp shop phản hồi ngay cả khi bạn đang bận hoặc không online, đảm bảo khách hàng luôn được tư vấn kịp thời

Ví dụ: Khách hàng: “Shop có ship tỉnh không?” 
Chatbot Vpage: “Dạ, shop em ship toàn quốc, giao hàng từ 2-3 ngày. Anh/chị cần tư vấn thêm gì không ạ?”

• Tin nhắn chào - Gây ấn tượng ngay từ đầu: Một tin nhắn chào tự động giúp tạo ấn tượng chuyên nghiệp, tăng thiện cảm ngay khi khách hàng nhắn tin lần đầu. Ví dụ:“Chào mừng anh/chị đến với [Tên shop]! Shop em chuyên cung cấp [sản phẩm/dịch vụ]. Nếu cần tư vấn, anh/chị cứ nhắn tin, bên em luôn sẵn sàng hỗ trợ ạ!”
• Tin nhắn nhắc lại - Tăng tỷ lệ chốt đơn: Nhiều khách hàng nhắn tin hỏi nhưng chưa mua ngay. Vpage có thể gửi tin nhắn nhắc lại tự động để thúc đẩy họ hoàn tất đơn hàng

Ví dụ, sau 24 giờ, chatbot có thể gửi: “Anh/chị ơi, sản phẩm hôm qua anh/chị quan tâm vẫn còn hàng nè! Shop giữ ưu đãi cho mình đến hết hôm nay thôi ạ. Đặt ngay để không bỏ lỡ nhé!”

• Tiết kiệm thời gian và công sức: Nếu mỗi ngày bạn nhận hàng trăm tin nhắn, việc trả lời thủ công rất mất thời gian. Chatbot Vpage giúp tự động hóa đến 80% quy trình chăm sóc khách hàng, giúp bạn tập trung hơn vào việc bán hàng
• Tích hợp nhiều tính năng nâng cao: Vpage không chỉ tự động phản hồi mà còn có thể nhận diện từ khóa, phân loại khách hàng, lưu lịch sử trò chuyện để hỗ trợ tư vấn tốt hơn. Bạn cũng có thể cài đặt tin nhắn nhắc nhở nếu khách hàng chưa hoàn tất mua hàng, giúp tăng tỷ lệ chốt đơn

Dù bạn có đang bận, livestream hay không kịp phản hồi khách, Vpage sẽ thay bạn gửi lời chào, tư vấn và chăm sóc khách hàng tự động, giúp bạn không bỏ lỡ bất kỳ đơn hàng nào. Dùng thử ngay Vpage để khám phá:

• Gửi tin nhắn chốt đơn sau livestream
• Tự động trả lời comment - gán nhãn lọc khách
• Tạo phễu chăm sóc & remarketing sau mua

Vậy là tôi vừa đưa ra hai cách cài đặt tin nhắn tự động khi vắng mặt trên Facebook: sử dụng Meta Business Suite và chatbot Vpage. Mỗi phương pháp đều có ưu điểm riêng, tùy vào nhu cầu mà bạn có thể lựa chọn cách phù hợp nhất. Nếu chỉ cần phản hồi cơ bản, Meta Business Suite là đủ. Nhưng nếu muốn tối ưu quy trình, giữ chân khách hàng 24/7 và tăng tỷ lệ chốt đơn, Vpage chính là lựa chọn tối ưu.