TOP 6 cách giúp quản lý đơn hàng online dễ dàng hơn cho chủ shop

15-08-2024 10:26

Các chủ cửa hàng kinh doanh hoặc cửa hàng trực tuyến thường mắc phải những sai lầm nghiêm trọng dẫn đến kinh doanh thua lỗ. Trong đó phải kể đến sai lầm lớn nhất là không thể quản lý đơn hàng online một cách rõ ràng, chi tiết.

Do đó, khi biết được cách quản lý đơn hàng online, vận đơn hiệu quả sẽ giúp ích rất nhiều trong công việc kinh doanh online dễ dàng hơn cho chủ shop. Cùng Phần mềm quản lý fanpage Vpage điểm qua TOP 6 cách giúp quản lý đơn hàng online dễ dàng hơn cho chủ shop nhé!

Nội dung chính hide

1. Khi nào nên quản lý đơn hàng online?

Đơn hàng online bao gồm chính những thông tin về khách mua hàng của shop như số lượng hàng cần giao, tổng giá trị đơn hàng, thông tin giao hàng như địa chỉ và số điện thoại người nhận. Đơn hàng online chính là thứ được những người kinh doanh kỳ vọng nhất.

Quản lý đơn hàng online là công việc bao gồm:

Thống kê, theo dõi và báo cáo bán hàng
Báo cáo đơn đặt hàng của khách hàng
Xử lý đơn hàng và vận chuyển…

Do đó, dù chỉ một sai sót nhỏ trong quy trình cũng dễ dàng ảnh hưởng đến hiệu quả công việc và kết quả bán hàng. Đặc biệt với nhiều shop bán hàng đa kênh trên Shopee, Lazada, Tiki, Sendo…

Đọc thêm: Bí quyết 6 cách quản lý bán hàng online tối ưu hiệu quả nhất

Quản lý đơn hàng online là việc làm cần thiết để kiểm soát số lượng và đảm bảo thông tin khách hàng chính xác. Quản lý đơn hàng giúp người bán hàng trực tuyến quản lý hàng tồn kho của họ một cách dễ dàng. Việc quản lý giúp tránh nhầm lẫn và cửa hàng sẽ không giao nhầm hàng cho khách hay bỏ sót đơn hàng của khách. Từ đó, danh tiếng của cửa hàng sẽ không bị ảnh hưởng, bị các sàn thương mại điện tử phạt và mất khách hàng. Quản lý đơn hàng online hợp lý sẽ tăng tốc quá trình giao hàng, tăng sự hài lòng của khách hàng và giúp các cửa hàng vận hành doanh nghiệp của họ hiệu quả hơn.

Khi nào nên quản lý đơn hàng online?

Khi nào nên quản lý đơn hàng online?

Tuy nhiên quá trình quản lý chính xác các đơn đặt hàng online và hậu cần không phải là một điều dễ dàng. Quy trình quản lý đơn hàng online bao gồm các công việc như tiếp nhận và xử lý thông tin đơn hàng, đóng gói hàng hóa, liên hệ với đối tác vận chuyển để giao hàng cho khách. Ở mức tối thiểu, các nhà quản lý nên được đào tạo hoặc sử dụng các nền tảng khác để hỗ trợ quản lý đơn hàng online.

Một số cửa hàng thuê người quản lý để quản lý các đơn đặt hàng trực tuyến. Những người này có nhiệm vụ tiếp nhận và xử lý thông tin đơn hàng, đóng gói hàng hóa và liên hệ với các đối tác vận chuyển để giao hàng cho khách hàng.

Sau đó, vui lòng tiếp tục theo dõi trạng thái đơn hàng, kiểm tra mọi giao dịch hoặc thay đổi và liên hệ với chủ cửa hàng nếu có bất kỳ vấn đề nào để có thể xử lý kịp thời.

Quản lý bán hàng online thuận tiện, tích hợp đa kênh chỉ từ 7k/ngày

2. Quy trình quản lý đơn online được khuyên dùng

Ngay khi nhận thông tin đặt hàng từ khách thì việc quản lý đơn hàng online cần được doanh nghiệp tiến hành triển khai liền một mạch theo từng bước như sau:

Bước 1: Tiếp nhận thông tin khách hàng

Đầu tiên là công đoạn khi khách đã đặt hàng và chờ doanh nghiệp nhận thông tin cũng như xác thực đơn hàng. Sau đó, thông tin đặt hàng sẽ tự động chuyển tiếp về kho vận để nhân viên thực hiện bước chuẩn bị đơn hàng gửi cho khách.

Bước 2: Xác nhận thông tin và xử lý đơn

Ở bước 2, doanh nghiệp cần xác nhận thông tin và bắt đầu xử lý đơn để có thể hoàn tất đơn đặt hàng của khách đúng thời hạn. Trong đó gồm 2 bước chính:

Đóng hàng và vận chuyển: Nhân viên cần chọn đúng chủng loại và số lượng yêu cầu của đơn hàng, từ đó thực hiện đóng gói sản phẩm. Kế đó, nhân viên in phiếu giao hàng và giao đến đơn vị vận chuyển.
Vận chuyển: Nhân viên vận chuyển sẽ dán phiếu vận chuyển kèm theo hoá đơn của đơn hàng. Sau đó, nhân viên chuyển mail xác nhận giao hàng cùng thông tin về đơn hàng đến khách.

Bước 3: Chăm sóc khách hàng sau bán

Chăm sóc khách hàng sau bán hàng hay còn gọi là dịch vụ chăm sóc hậu mãi là hoạt động tương tác với khách hàng sau khi bán hàng. Chăm sóc khách hàng sau bán hàng là quá trình đảm bảo sự hài lòng tuyệt đối của khách hàng đối với sản phẩm và dịch vụ của công ty. Đây cũng là một bước thiết yếu trong chiến dịch tiếp thị của mọi công ty nói chung và quá trình quản lý đơn hàng online nói riêng.

Các chủ shop cần chú ý xây dựng quy trình hỗ trợ khách hàng sau bán hàng như:

Giữ liên lạc với khách hàng
Cung cấp hỗ trợ khi cần thiết
Chính sách đổi trả linh hoạt
Tiếp nhận phản hồi của khách hàng về sản phẩm, dịch vụ
Hệ thống ưu đãi cho khách hàng lâu năm

Đọc thêm: Quản lý đơn hàng như thế nào để mang lại hiệu quả cao nhất

3. TOP 6 cách quản lý đơn hàng online dành cho chủ shop

3.1 Tận dụng phần mềm bán hàng tích hợp đa kênh

Phần mềm quản lý bán hàng Nhanh POS được đánh giá là phần mềm quản lý đơn hàng online tốt nhất cho chuỗi bán lẻ với nhiều tính năng vượt trội.

Tận dụng phần mềm bán hàng tích hợp đa kênh

Tận dụng phần mềm bán hàng tích hợp đa kênh

Phần mềm quản lý bán hàng Nhanh.Pos có một số tính năng cơ bản

Nhập liệu dễ dàng: Nhập thông tin sản phẩm, hỗ trợ nhập dữ liệu từ Excel, dung lượng lưu trữ không giới hạn, tìm kiếm dễ dàng, in mã vạch, quản lý sản phẩm theo thuộc tính, danh mục, v.v.
Kho hàng: Cho phép quản lý, nhập hàng, trả hàng giữa các nhà cung cấp. Giao nhận hàng hóa, xác nhận hàng hóa bằng mã vạch,…
Bán hàng thuận tiện hơn: đếm khách hàng, hỗ trợ bán buôn bán lẻ, bán hàng đọc mã vạch, lưu trữ thông tin khách hàng khi mua hàng tại cửa hàng,…
Thông báo các chương trình khuyến mãi: ghi nhận thông tin khuyến mãi cho nhân viên, liên hệ khách hàng cửa hàng, phần mềm
Quản lý nhân sự: Phần mềm cho phép phân quyền giữa đội ngũ bán hàng với nhân viên, quản lý chính xác các hoạt động của nhân viên và tránh tình trạng nhân viên nhận hàng quá lâu.
Quản lý chăm sóc khách hàng: theo phân nhóm khách hàng, tổng hợp lịch sử mua hàng…
Kế toán: doanh thu cửa hàng trong ngày, giao dịch cửa hàng,.. Một số phần mềm khác của Nhanh bổ sung cho quy trình bán hàng cho bất kỳ doanh nghiệp, cửa hàng nào. Phần mềm Nhanh.Pos lý tưởng cho các văn phòng chi nhánh và chuỗi cửa hàng.

Xem thêm: Cách quản lý đơn hàng bằng Excel mới nhất 2024

3.2 Chăm sóc khách hàng và marketing qua Zalo OA

Tin nhắn Zalo ZNS (Zalo Notification Service) là dịch vụ gửi tin nhắn chăm sóc khách hàng thông qua hệ thống API tới tất cả các số điện thoại sử dụng Zalo. Nó có nhiều ưu điểm tuyệt vời hứa hẹn sẽ thay thế hoàn toàn SMS. Đây được coi là giải pháp nâng cao hiệu quả hỗ trợ khách hàng. Ngoài ra, Zalo ZNS còn được tích hợp phần mềm quản lý bán hàng Nhanh.vn để tự động hóa quy trình chăm sóc khách hàng..

Chăm sóc khách hàng và marketing qua Zalo OA

Chăm sóc khách hàng và marketing qua Zalo OA

3.3 Quản lý đơn hàng bằng file theo dõi

Microsoft Excel là chương trình bảng tính phổ biến nhất hiện nay. Quản lý đơn hàng bằng file theo dõi Excel giúp người bán quản lý đơn đặt hàng online dễ dàng hơn nhiều lần so với phương pháp thủ công. Excel giúp chủ cửa hàng trực tuyến tiết kiệm thời gian và công sức.

Ưu điểm của Excel

Đơn giản hóa số liệu thống kê của bạn.
Dễ dàng tìm kiếm thông tin, thay đổi thông tin đơn hàng, chỉnh sửa.
Báo cáo bán hàng có thể được tạo từ Excel.
Tất cả đều miễn phí.

Nhược điểm của Excel

Chỉ phù hợp với các cửa hàng có doanh số bán hàng trực tuyến nhỏ và lượng hàng tồn kho thấp.
Hiểu cách thức hoạt động và làm việc của các hàm Excel.
Vì Excel là một công cụ mã nguồn mở và miễn phí nên việc bảo mật thông tin được đảm bảo.

3.4 Sử dụng phần mềm quản lý tin nhắn online

Được hơn 40.000 doanh nghiệp tin dùng, Chat.nhanh là phần mềm quản lý tin nhắn online đa kênh cho phép bạn phản hồi khách hàng từ Facebook, Zalo OA, Instagram, Shopee, Lazada, Live Chat và Chatbot.

Bên cạnh đó, phần mềm quản lý chat đa kênh Vpage có khả năng tích hợp sẵn để xuất các báo cáo chi tiết như:

Báo cáo số lượng bình luận và tin nhắn trong thời gian thực.
Báo cáo số lượng đơn đặt hàng từ trang web.
Báo cáo thu nhập của Facebook.
Báo cáo theo nhãn hội thoại.

Dùng thử miễn phí phần mềm Vpage - quản lý nhanh chóng, chính xác

3.5 Nguyên tắc FIFO hỗ trợ quản lý kho

FIFO (First In, First Out): Là nguyên tắc nhập trước - xuất trước được sử dụng trong quản lý kho hàng... Theo đó, lô hàng nào hay nguyên liệu nào nhập trước được xuất trước khỏi kho để sản xuất hoặc phân phối cho đại lý và khách hàng.

Áp dụng nguyên tắc quản lý hàng tồn kho FIFO, doanh nghiệp giảm được lượng hàng cũ, hàng hư hỏng, hàng hết hạn sử dụng. Nguyên tắc này đặc biệt phù hợp với các công ty chuyên sản xuất các sản phẩm hết hạn sử dụng như thực phẩm, đồ uống và dược phẩm. Các sản phẩm có vòng đời ngắn như quần áo và giày dép, điện thoại, tivi,...

3.6 Kiểm tồn kho thường xuyên

Việc kiểm tồn kho thường xuyên vẫn là một trong những phương pháp phổ biến nhất được nhiều công ty sử dụng. Tuy nhiên, các nhân viên kiểm kho này vẫn cần các công cụ đo lường để hỗ trợ:
Kiểm soát hàng tồn kho
Báo cáo bán hàng, báo cáo đơn hàng.

Ngoài ra, chi phí thuê một chuyên gia kiểm kê hậu cần chỉ phù hợp với các công ty lớn. Điều này sẽ không phù hợp nếu bạn chỉ dựa vào các cửa hàng trực tuyến hoặc nền tảng thương mại điện tử như Shopee, Tiki, Lazada, Sendo, v.v.

Tham khảo: TOP 10 phần mềm quản lý đơn hàng online đa kênh tốt nhất

4. Lưu ý chủ shop cần biết khi bán hàng online

Để quản lý đơn hàng online hiệu quả, bạn cần lưu ý tránh mắc phải những sai lầm phổ biến sau:

Việc quản lý đơn hàng thủ công (xử lý thông tin trên excel hoặc sổ sách) dễ xảy ra sai sót, thiếu sót dẫn đến thất thoát doanh số.
Quản lý hàng tồn kho kém làm chậm quá trình giao hàng và để lại ấn tượng xấu với khách hàng của bạn.
Việc thiếu hiểu biết về quy trình xuất nhập khẩu có thể dẫn đến việc các sản phẩm kém chất lượng hoặc hết hạn sử dụng (như dược phẩm, hàng tạp hóa và đồ điện tử) bị giữ trong kho quá lâu.
Việc phân loại sản phẩm không khoa học làm chậm quá trình xử lý đơn hàng, dễ dẫn đến nhầm lẫn, giao hàng chậm trễ.

Các phương pháp quản lý đơn hàng online trên được đánh giá cao và sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng là một giải pháp phổ biến. Hy vọng bài viết của Vpage sẽ giúp bạn lựa chọn được cách quản lý đơn hàng phù hợp, mang lại hiệu quả tối ưu cho hoạt động kinh doanh, gia tăng doanh số và lợi nhuận.