Hướng dẫn thiết lập cuộc hẹn trên Fanpage Facebook

Đối với nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là với các doanh nghiệp có loại hình kinh doanh yêu cầu đặt lịch trước, việc sắp xếp lịch hẹn với khách hàng đóng vai trò vô cùng quan trọng. Tuy nhiên, nếu chỉ quản lý thủ công hoặc trao đổi qua tin nhắn, bạn có thể mất nhiều thời gian và dễ gặp sai sót. Hiểu được điều này, Facebook đã cung cấp tính năng đặt lịch hẹn trực tiếp trên fanpage giúp bạn quản lý lịch trình chuyên nghiệp hơn. Vậy, làm thế nào để thiết lập lịch hẹn trên fanpage Facebook? Hãy cùng tôi tìm hiểu trong bài viết này nhé!

1. Lợi ích khi thiết lập cuộc hẹn trên Facebook?

"Mỗi ngày tôi nhận hàng chục tin nhắn hỏi về lịch trống, việc trả lời từng khách thực sự tốn quá nhiều thời gian." Đây là chia sẻ từ một chủ quán chuyên cho thuê không gian phòng họp, và chắc hẳn cũng là tình trạng mà nhiều chủ shop kinh doanh online thường xuyên gặp phải. Việc xử lý đặt lịch theo cách thủ công không chỉ khiến khách hàng chờ đợi lâu mà còn làm tăng nguy cơ bỏ lỡ khách tiềm năng. Tính năng đặt lịch hẹn trên fanpage Facebook chính là giải pháp giúp các doanh nghiệp khắc phục được vấn đề này. Vậy cụ thể, tính năng này mang lại những lợi ích gì? cùng xem bên dưới nhé 👇

1.1. Tiết kiệm thời gian, giảm bớt tin nhắn qua lại

Tính năng đặt lịch trên Fanpage cho phép khách hàng chủ động chọn khung giờ phù hợp mà không cần chờ phản hồi từ nhân viên. Thay vì phải nhắn tin trao đổi nhiều lần, họ chỉ cần thao tác vài bước để hoàn tất lịch hẹn, tiết kiệm thời gian và chủ động hơn trong việc sắp xếp công việc cá nhân. Điều này đặc biệt hữu ích với các doanh nghiệp bận rộn, giúp giảm lượng tin nhắn trao đổi, tiết kiệm thời gian và tập trung vào các hoạt động quan trọng như chăm sóc khách hàng, nâng cao dịch vụ và phát triển kinh doanh.

1.2. Hạn chế tình trạng khách hủy hẹn, đặt mà không đến

Khách hàng đặt lịch nhưng không đến là một trong những rủi ro gây thất thoát doanh thu lớn nhất trong ngành dịch vụ. Nếu không có hệ thống nhắc nhở, họ rất dễ quên lịch hẹn hoặc thay đổi kế hoạch vào phút chót mà không báo trước. Hậu quả là chủ doanh nghiệp không chỉ mất đi cơ hội phục vụ những khách hàng khác mà còn bị ảnh hưởng đến hiệu suất vận hành tổng thể.

Tuy nhiên với tính năng đặt lịch trên Fanpage Facebook, vấn đề này có thể được giảm thiểu đáng kể nhờ hệ thống nhắc nhở tự động trước buổi hẹn. Cụ thể, khi thời gian hẹn đến gần, khách hàng sẽ nhận được thông báo qua Facebook, giúp họ chủ động sắp xếp công việc và không bỏ lỡ lịch hẹn đã đặt. Đối với doanh nghiệp, tính năng này còn giúp giảm tỷ lệ hủy hẹn, tạo dựng mối quan hệ tốt với khách hàng, từ đó khuyến khích họ quay lại và tiếp tục đặt lịch hẹn trong tương lai.

1.3. Giúp khách hàng chủ động đặt lịch 24/7, không cần chờ phản hồi

Trên thực tế, nhiều khách hàng có thói quen tìm kiếm dịch vụ và đặt lịch vào ban đêm hoặc ngoài giờ hành chính. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp không có nhân viên trực page vào thời điểm đó, khách hàng sẽ phải chờ đợi phản hồi – điều này không chỉ gây bất tiện mà còn tạo cảm giác thiếu chuyên nghiệp. Thậm chí, họ có thể chuyển sang tìm đến một đơn vị khác có phản hồi nhanh hơn.

Chính vì vậy, việc sử dụng tính năng đặt lịch tự động trên Fanpage là vô cùng cần thiết. Nhờ đó, khách hàng có thể chủ động chọn khung giờ phù hợp bất cứ lúc nào, kể cả nửa đêm, mà không cần chờ ai xác nhận. Nhờ đó, nâng cao trải nghiệm người dùng và giúp doanh nghiệp tận dụng tối đa nguồn khách hàng tiềm năng – đặc biệt là những người có nhu cầu gấp hoặc không có nhiều thời gian để nhắn tin qua lại.

Về mặt lâu dài, đây là một bước đi thông minh để gia tăng chuyển đổi và giữ chân khách hàng ngay từ những tương tác đầu tiên.

1.4. Tăng mức độ chuyên nghiệp và tạo uy tín cho thương hiệu

Một doanh nghiệp có quy trình đặt lịch rõ ràng sẽ tạo ấn tượng chuyên nghiệp hơn so với những đơn vị chỉ nhận đặt lịch qua tin nhắn thủ công. Khi khách hàng thấy rằng họ có thể đặt lịch dễ dàng mà không phải chờ đợi hoặc nhắn tin thủ công, họ sẽ đánh giá cao sự tiện lợi và tổ chức của doanh nghiệp. Điều này không chỉ giúp giữ chân khách hàng cũ mà còn thu hút thêm khách hàng mới nhờ những trải nghiệm tốt hơn.

Ngoài ra, tính năng này còn giúp doanh nghiệp tránh được những sai sót thường gặp trong quá trình đặt lịch, như trùng khung giờ hoặc quên xác nhận với khách hàng. Với hệ thống đặt lịch tự động và minh bạch, mọi lịch hẹn đều được ghi nhận rõ ràng, từ đó giúp giảm thiểu rủi ro do thao tác thủ công hoặc thiếu sót trong giao tiếp của doanh nghiệp đồng thời củng cố niềm tin nơi khách hàng. Khi cảm thấy được tôn trọng và phục vụ đúng giờ, khách hàng sẽ tin tưởng và sẵn sàng quay lại và giới thiệu dịch vụ cho người khác.

2. Tính năng này phù hợp cho loại hình kinh doanh gì?

Như đã đề cập ở phần đầu bài viết, tính năng đặt lịch hẹn trên fanpage Facebook đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ yêu cầu khách hàng đặt lịch trước. Dưới đây, tôi muốn giới thiệu với các bạn những loại hình kinh doanh phổ biến mà tính năng này có thể phát huy tối đa lợi ích.

2.1. Ngành FnB – Nhà hàng, quán cà phê, tiệm bánh

Trong ngành FnB, điển hình là các nhà hàng, quán cà phê hay tiệm bánh, việc đặt lịch trước không chỉ phổ biến mà còn trở thành nhu cầu thiết yếu của nhiều khách hàng hiện nay. Họ muốn chủ động sắp xếp thời gian, đảm bảo có bàn vào giờ cao điểm hoặc đặt món trước cho các dịp đặc biệt như sinh nhật, họp nhóm hay buổi sum họp gia đình – tất cả đều được thực hiện một cách nhanh chóng, tiện lợi chỉ với vài thao tác.

Không còn phải gọi điện hay nhắn tin chờ xác nhận, việc đặt lịch giúp tiết kiệm đáng kể thời gian cho cả hai bên. Các quán ăn có thể nhận đơn đặt trước cho suất ăn, combo hoặc món đặc biệt cần chuẩn bị lâu. Các tiệm bánh có thể linh hoạt nhận đơn đặt bánh sinh nhật, bánh cưới hoặc bánh theo yêu cầu mà không cần trao đổi rườm rà.

Với các quán cà phê có không gian làm việc chung hoặc phòng họp riêng, khách hàng cũng đánh giá cao việc được chủ động chọn chỗ trước, nhất là vào khung giờ cao điểm . Tính năng đặt lịch không chỉ mang lại sự tiện lợi tối đa cho khách hàng mà còn giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc phục vụ, lên kế hoạch nhân sự và chuẩn bị nguyên liệu kỹ lưỡng. Nhờ đó, khách hàng sẽ có được trải nghiệm tốt về dịch vụ, còn doanh nghiệp cũng xây dựng được hình ảnh chuyên nghiệp và đáng tin cậy.

2.2. Ngành làm đẹp – Spa, salon tóc

Các cơ sở làm đẹp như spa, salon tóc hay thẩm mỹ viện thường có tần suất khách đặt lịch cao, vì vậy, việc đặt lịch trước là giải pháp mang lại sự tiện lợi tối đa cho cả hai bên.

Thực tế, nhiều người có xu hướng lên kế hoạch làm đẹp từ sớm, đặc biệt là trước các dịp quan trọng như lễ cưới, sự kiện hay kỳ nghỉ dài. Hơn nữa, một số dịch vụ còn yêu cầu tư vấn hoặc thử nghiệm trước khi thực hiện, nên việc đặt lịch từ trước giúp khách hàng chủ động sắp xếp thời gian, tránh phải chờ đợi hoặc làm gián đoạn các lịch trình khác.

Bên cạnh đó, với những dịch vụ kéo dài từ 30 phút đến vài tiếng, một lịch hẹn rõ ràng sẽ giúp nhân viên có sự chuẩn bị kỹ lưỡng hơn, đồng thời mang lại sự thoải mái và chuyên nghiệp cho khách hàng. Nhờ vậy, cả hai bên đều tiết kiệm thời gian, giảm áp lực và nâng cao hiệu quả công việc.

2.3. Ngành dịch vụ tư vấn – Kế toán, luật sư, bảo hiểm

Trong các lĩnh vực tư vấn chuyên môn như kế toán, luật, bảo hiểm hay tài chính, việc đặt lịch hẹn trước cũng rất cần thiết. Thay vì trao đổi qua lại nhiều lần để tìm thời gian phù hợp, khách hàng có thể chủ động chọn khung giờ trống và được xác nhận ngay lập tức.

Một đặc điểm nữa của các dịch vụ tư vấn là thường yêu cầu chuẩn bị trước hồ sơ, giấy tờ liên quan. Việc đặt lịch từ sớm giúp cả hai bên có thời gian chuẩn bị kỹ lưỡng, tránh tình trạng thiếu thông tin trong buổi gặp. Ngoài ra, với những buổi tư vấn chuyên sâu, việc có lịch hẹn rõ ràng còn giúp tối ưu thời gian làm việc cho doanh nghiệp, đảm bảo mỗi khách hàng đều được tư vấn đầy đủ và đúng trọng tâm. Điều này cũng giúp khách hàng tin tưởng hơn vào chất lượng dịch vụ của doanh nghiệp

2.4. Ngành giáo dục – Trung tâm ngoại ngữ, đào tạo kỹ năng

Tại các trung tâm giáo dục, nhất là những đơn vị đào tạo ngoại ngữ, kỹ năng mềm, lập trình, mỹ thuật hay các khóa học nghề, việc đặt lịch hẹn không chỉ là nhu cầu thiết yếu mà còn mang lại sự tiện lợi rõ rệt cho cả học viên và nơi tổ chức. 

Thay vì phải gọi điện hay nhắn tin để sắp xếp thời gian, học viên có thể chủ động lựa chọn khung giờ phù hợp để tư vấn tuyển sinh, đăng ký học thử hoặc đặt lịch học riêng. Điều này rất phù hợp với các lớp học linh hoạt theo nhu cầu cá nhân, giúp tiết kiệm thời gian của học viên. 

Với các chương trình tư vấn 1:1, hướng nghiệp hoặc huấn luyện chuyên sâu, việc đặt lịch từ trước giúp trung tâm dễ dàng bố trí giảng viên phù hợp, đồng thời tạo sự chuyên nghiệp, chỉn chu trong mắt học viên. 

3. Hướng dẫn thiết lập cuộc hẹn trên fanpage Facebook

Để khai thác tối đa lợi ích từ tính năng đặt lịch, doanh nghiệp cần thiết lập đúng ngay từ bước đầu. Dưới đây là tôi sẽ hướng dẫn các bạn cách thiết lập cuộc hẹn trên Fanpage Facebook thật đơn giản bằng máy tính và bằng điện thoại. 

3.1. Bằng máy tính

Bước 1: Đăng nhập vào Facebook, nhấp vào ảnh đại diện ở góc trên cùng bên phải

Bước 2: Chọn trang mà bạn muốn truy cập

Bước 3: Chọn nút
 

Bước 4: Nhấp vào "Chỉnh sửa nút hành động"

Bước 5: Chọn "Đặt ngay"

Bước 6: Chọn "Công cụ lên lịch" > Hoàn thành

Giao diện khách hàng sẽ đặt lịch như sau:

Giao diện khách hàng khi hoàn thành đặt lịch và doanh nghiệp rep 👇
 

3.2. Bằng điện thoại

Bước 1: Vào Facebook, rồi nhấp vào menu ở thanh công cụ

Bước 2: Ở phần trang cá nhân của bạn, nhấn vào biểu tượng chuyển đổi > Chuyển thành Fanpage của bạn

Bước 3: Nhấp vào

Bước 4: Nhấp vào “Thêm nút hành động”

Bước 5: Nhấp vào “Chỉnh sửa nút

Bước 6: Nhấp vào “Đặt ngay” > Thiết lập cuộc hẹn

4. Tính năng gắn nhãn hội thoại cho fanpage Facebook

Bên cạnh đó, phần mềm quản lý chat fanpage Vpage cũng hỗ trợ doanh nghiệp trên Facebook gắn nhãn từng hội thoại của khách hàng, đặc biệt hữu ích cho ngành dịch vụ FnB. Cụ thể, tính năng cho phép chủ shop gắn nhãn nhưng khách hàng đã đặt lịch qua fanpage với các nhãn dán như "Đã đặt lịch", "Đã đặt chỗ", "Đã chuyển khoản"... Từ đó, chủ shop chủ động hơn trong việc lọc các hội thoại đã đặt lịch và hỗ trợ khách hàng tốt hơn.

Dùng thử miễn phí gắn nhãn hội thoại - chatbot trả lời tự động Vpage 

Nhờ đó, doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý danh sách khách hàng theo tình trạng đặt chỗ, tránh bỏ sót tin nhắn quan trọng và nâng cao tính chuyên nghiệp trong quy trình chăm sóc khách hàng.

5. Kết luận

Tính năng cuộc hẹn trên Fanpage Facebook là một công cụ hỗ trợ hiệu quả cho doanh nghiệp trong việc quản lý lịch hẹn, đặc biệt là với các doanh nghiệp FnB, các doanh nghiệp làm đẹp, làm dịch vụ tư vấn và giáo dục. Việc thiết lập đúng và tận dụng tốt tính năng này sẽ giúp giảm tải khâu trao đổi thủ công, tăng tính chuyên nghiệp và cải thiện trải nghiệm khách hàng một cách rõ rệt. Trên đây là cách đặt cuộc hẹn trên Facebook, nếu thấy bài viết hữu ích hãy chia sẻ cho nhiều người cùng trải nghiệm bạn nhé!