Cách phân chia hội thoại cho nhân viên trực page tự động

Quản lý tin nhắn hiệu quả không chỉ dừng lại ở việc trả lời nhanh mà còn cần phân chia hội thoại tự động cho từng nhân viên. Nếu bạn muốn tối ưu thêm khâu phân công thủ công, có thể tham khảo bí quyết quản lý phân công cho nhân viên trực page để có quy trình chặt chẽ hơn.

2. Cách phân chia hội thoại cho nhân viên trực page tự động

Một fanpage Facebook có thể có nhiều nhân viên trực page, trong lúc trực page sẽ có những tình huống phát sinh nên tin nhắn phản hồi không đáp ứng được nhu cầu của khách => Vpage tích hợp với Facebook giải quyết tình trạng này bằng cách như sau 👇 (Miễn phí)

Vpage cung cấp 4 chế độ chia hội thoại, cho phép người dùng tạo nhiều cấu hình khác nhau để quản lý các trang.

Ví dụ, nếu bạn có 10 trang, trong đó 5 trang bán thời trang và 5 trang bán mỹ phẩm, bạn có thể tạo nhóm cấu hình riêng cho thời trang và nhóm cấu hình riêng cho mỹ phẩm rồi thêm các trang tương ứng vào từng nhóm.

Hiện tại, mỗi trang chỉ có thể thuộc về một cấu hình duy nhất. Tuy nhiên, một nhân viên có thể nằm trong nhiều nhóm cấu hình. Chẳng hạn, nếu nhân viên A thuộc nhóm thời trang, họ có thể nhận 10% hội thoại, trong khi ở nhóm mỹ phẩm, họ có thể nhận 20% hội thoại.

Để sử dụng tính năng này, bạn có thể truy cập Phần mềm quản lý chat đa kênh Vpage, mở nút Bật tính năng chia hội thoại và chọn chế độ chia.

• Chia theo khung giờ: Chế độ này cho phép bạn cài đặt thời gian làm việc cụ thể theo ngày. Hệ thống sẽ chỉ tự động chia hội thoại trong khung giờ đã chọn. Ngoài giờ làm việc hoặc ngày nghỉ, nếu muốn chia hội thoại thì bạn cần thực hiện chia thủ công.

Ví dụ khung giờ từ 8:00 - 12:00. Ngày nghỉ: Chủ nhật.

• Chia theo nhân viên: Bạn có thể cài đặt tỷ lệ phần trăm số lượng hội thoại cho từng nhân viên nhận được. Những nhân viên có nhiều kinh nghiệm có thể được cài đặt tỷ lệ cao hơn để nâng cao hiệu quả trả lời. Hệ thống sẽ chỉ chia hội thoại cho nhân viên đang trực tuyến.

Việc phân chia hội thoại không chỉ giúp bạn tối ưu nhân sự, mà còn giữ chân khách bằng tốc độ phản hồi nhanh chóng và chính xác. Hệ thống Vpage giúp bạn:

• Chia hội thoại tự động theo nhóm nhân viên
• Gán nhãn, phân loại khách thông minh
• Giảm chồng chéo, tăng hiệu quả chốt đơn

Khi bạn truy cập vào hệ thống, danh sách nhân viên của cửa hàng sẽ hiển thị đầy đủ. Bạn cần nhập tỷ lệ nhận hội thoại cho từng nhân viên (nếu không điền tỷ lệ, nhân viên đó sẽ không nhận được hội thoại). Mặc định, tỷ lệ là 1 để chia đều cho tất cả nhân viên hiện tại của shop. Hệ thống cho phép thiết lập tỷ lệ cho tin nhắn và bình luận riêng để một số nhân viên chỉ phụ trách bình luận còn những người khác xử lý tin nhắn.

Khi có các nhân viên có cùng tỉ lệ nhận hội thoại, hệ thống sẽ ưu tiên nhân viên đứng đầu trong danh sách, bạn có thể tùy chỉnh danh sách nhân viên để sắp xếp thứ tự phù hợp. Trường hợp nhân viên không có bất kỳ thao tác nào trên màn hình Vpage (như cuộn chuột,  click chuột, hoặc gõ bàn phím) trong một khoảng thời gian cụ thể, hệ thống sẽ mặc định họ vắng mặt và sẽ không nhận được hội thoại mới.

Những nhân viên xử lý chậm, còn nhiều hội thoại chưa đọc hoặc chưa trả lời sẽ không được nhận thêm hội thoại mới. Nhân viên cần giải quyết bớt các hội thoại tồn đọng để có thể nhận thêm. Bạn có thể tự thiết lập quy định về số lượng hội thoại cần được đọc hoặc trả lời để tính là đã xử lý.

Việc nhân viên bị dồn quá nhiều tin nhắn dễ dẫn đến bỏ sót khách. Bạn có thể kết hợp với giải pháp sắp xếp hội thoại chưa đọc lên đầu trên Fanpage để ưu tiên xử lý các yêu cầu quan trọng trước.

• Chia thủ công: Chế độ chia hội thoại cho nhân viên thủ công thích hợp cho các cửa hàng kinh doanh có người điều phối hội thoại. Người quản lý có thể chỉ định từng hội thoại cụ thể cho nhân viên trả lời, giúp tăng tỷ lệ chốt đơn hàng, đặc biệt trong các tình huống bán hàng hóa có giá trị cao.

Sau một khoảng thời gian nhân viên được chỉ định không trả lời, hội thoại sẽ được chuyển về danh sách chờ chia để quản lý phân công cho nhân viên khác xử lý.

• Chia theo nhóm: Nếu bạn có nhiều nhóm nhân viên, chế độ chia theo nhóm sẽ rất hữu ích. Bạn có thể cài đặt tỷ lệ phần trăm hội thoại được chia cho từng nhóm, và các trưởng nhóm có thể theo dõi toàn bộ hội thoại trong nhóm của mình. Mặc định các nhân viên chỉ được xem các hội thoại của nhóm mình. Tuy nhiên, nếu bạn bật cài đặt này, những nhân viên không thuộc bất kỳ nhóm nào sẽ có khả năng xem và xử lý tất cả hội thoại trong hệ thống.

Ví dụ, nếu bạn có hai trang: trang A có cài đặt chia hội thoại, trong khi trang B không có, thì mặc định, nhân viên chỉ thấy hội thoại từ trang A. Tuy nhiên, khi bật cài đặt, họ sẽ có thể xem tất cả hội thoại từ cả trang B.

Dù khách nhắn từ Facebook, Instagram, Zalo cá nhân, Zalo OA hay Shopee... bạn cũng không bỏ sót một ai. Chọn Vpage - quản lý tin nhắn đa kênh dễ hơn bao giờ hết!

• Chia theo ca: Với chế độ này, bạn có thể thiết lập các ca làm việc cho từng nhân viên. Hệ thống sẽ chỉ chia hội thoại cho nhân viên trong ca làm việc và đang trực tuyến, giúp chủ shop quản lý tốt hơn trong khung giờ làm việc.

Một ca làm việc có thể điều chỉnh được: Tên ca, Giờ bắt đầu - giờ kết thúc, Nhân viên trong ca làm. Chỉ có tài khoản với quyền giám đốc doanh nghiệp mới có khả năng truy cập vào tab Chia hội thoại và thực hiện các thao tác liên quan.

Hệ thống cho phép thêm tối đa 50 nhân viên vào danh sách những người nhận hội thoại. Đối với mỗi nhân viên, bạn có thể thiết lập nhiều khoảng thời gian làm việc trong một ngày, cũng như nhiều ngày trong tuần.

Lưu ý: Khi bạn bật cài đặt chia hội thoại theo ca, các hội thoại sẽ được phân phối cho những nhân viên đang làm việc trong ca và đang trực tuyến. Nhờ vậy, mỗi nhân viên chỉ nhìn thấy những hội thoại được chia cho mình, không phải tất cả hội thoại có trên hệ thống. Nếu bạn muốn cho phép những nhân viên không có trong danh sách ca vẫn có thể xem tất cả hội thoại, chỉ cần tích chọn cài đặt "Cho phép nhân viên ngoài danh sách xem tất cả hội thoại".

Một nghiên cứu độc lập cho thấy các cửa hàng trực tuyến áp dụng Vpage cùng chatbot tiết kiệm được trung bình 30% chi phí nhân sự so với mô hình truyền thống. Khám phá Vpage ngay hôm nay để tự động hóa quy trình bán hàng, rút ngắn thời gian phản hồi và nâng cao trải nghiệm khách hàng một cách rõ rệt.

Khi đã phân chia xong, bạn vẫn nên theo dõi để đảm bảo không có khách nào bị bỏ lỡ. Nếu muốn an toàn tuyệt đối, hãy áp dụng thêm giải pháp trong bài làm sao để không bỏ sót tin nhắn khách hàng trên Facebook.

Việc phân chia hội thoại cho nhân viên trực page tự động không chỉ giúp quy trình làm việc thuận lợi mà còn nâng cao hiệu quả phục vụ trải nghiệm cho khách hàng. Cài đặt các tính năng phân chai hội thoại để xử lý kịp thời, chăm sóc khách hàng chu đáo. Hệ thống tự động này không chỉ giảm tải cho nhân viên mà còn giúp chủ shop, doanh nghiệp duy trì được dịch vụ chăm sóc khách hàng tốt.

Hy vọng rằng những hướng dẫn và thông tin mà Vpage chia sẻ trong bài viết trên sẽ giúp bạn dễ dàng triển khai và tận dụng tối đa tính năng phân chia hội thoại cho công việc kinh doanh. Cảm ơn các bạn đã đọc!